бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
У консультації знайдете алгоритм та зразок заповнення заяви-розрахунку лікарняних, яку тепер треба подавати до ПФУ, а не ФСС. Заява-розрахунок застосовується для оформлення лікарняних і декретних як за електронними, так і паперовими листками непрацездатності. Також згадаємо й повідомлення про виплату коштів, отриманих від ПФУ
Насьогодні фінансування допомоги з тимчасової непрацездатності, допомоги у звʼязку з вагітністю та пологами, допомоги на поховання та інших соцвиплат здійснює Пенсійний фонд України (ПФУ), який замінив у цьому ліквідований Фонд соціального страхування (ФСС). При оформленні розрахунку згаданих соцвиплат продовжує використовуватися форма заяви-розрахунку, яку створив раніше ФСС. До нього існує Порядок фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення застрахованим особам у звʼязку з тимчасовою втратою працездатності та окремих виплат потерпілим на виробництві за рахунок коштів ФСС України, який затверджений постановою КМУ від 19.07.2018 № 12(далі – Порядок № 12). Таке рішення можна бачити у Постанові правління ПФУ від 21.12.2022 № 28-3.
Попри збереження колишньої форми заяви-розрахунку та пов’язаним з ним Порядком № 12 деякі зміни у порядку подання заяви-розрахунку у порівнянні з минулою практикою у ФСС усе ж таки сталися. Дані особливості пов’язані зі способом подачі заяви-розрахунку, а саме:
основний спосіб подачі заяви-розрахунку – в електронній формі з використанням особистого кабінету на веб-порталі електронних послуг ПФУ. Перевага такого способу – при заповненні форми на порталі автоматично мають підтягуватися потрібні листки непрацездатності, за умови, що вони також електронні. Автоматично в такому разі підтягуються й дані з таких електронних листків;
альтернативний спосіб подачі – паперовий, який усе ще допускається. Однакпри подачі паперової заяви-розрахунку ще й разом треба подати електронну копію на електронному носії інформації (якому саме носії – ПФУ не уточнює). Подавати слід до будь-якого відділу обслуговування громадян (сервісного центру) ПФУ.
При цьому за електронними та паперовими листками непрацездатності складаються окремі заяви-розрахунки.
Як виглядає форма для заповнення заяви-розрахунку в особистому кабінеті на веб-сайті ПФУ наведено нижче. Можете також скористатися покроковою інструкцією з заповнення даної форми від самого ПФУ.
Особливості електронної форми заяви-розрахунку в особистому кабінеті від ПФУ
Електронна форма заяви-розрахунку для заповнення, яка розміщена на веб-порталі електронних послуг ПФУ в особистому кабінеті, відтворює ту форму, яка затверджена Порядком № 12 від ФСС. При цьому при використанні електронних заяв-розрахунків з ПФУ не потрібно укладати договір про визнання кваліфікованого електронного підпису (КЕП).
При заповненні електронних заяв-розрахунків через особистий кабінет ПФУ зверніть увагу, що за роз’ясненням ПФУ;
не можна у назві підприємства використовувати лапки;
кількість листків непрацездатності на одну заяву ≤ 200 осіб.
Якщо заява-розрахунок заповнюється за електронними листками непрацездатності, то роботи має бути менше – інформація за ними має підтягуватися. Однак заяви-розрахунки за паперовими листками непрацездатності, очевидно, потрібно заповнювати лише в режимі ручного введення даних, тобто дані про паперові листки непрацездатності, а також дані про тривалість лікарняного потрібно вводити вручну. При цьому у ПФУ вимагають ще й прикріпити до заяви відскановані копії паперових листків непрацездатності.
Якщо з тих чи інших причин не можете скористатися особистим кабінетом на веб-порталі ПФУ, то подавайте заяву-розрахунок у паперовій формі.
У який термін треба подати заяву-розрахунок
Заява-розрахунок має подаватися впродовж 5 робочих днів з дати прийняття роботодавцем рішення про призначення лікарняних (абз. 2 п. 2 Порядку № 12). Таке рішення має бути впродовж:
10 робочих днів – з дня видачі звичайного лікарняного;
ЗАПОВНЕННЯ ОКРЕМИХ ГРАФ ЗАЯВИ-РОЗРАХУНКУ отримання лікарняних, декретних та інших соцвиплат від ПФУ
Що заповнюємо
Як заповнюємо
1. Заповнення першої(зведеної) таблиці заяви-розрахунку
Найменування страхувальника
повинно відповідати тим даним, які містяться у Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань (ЄДР)
Місцезнаходження
місцезнаходженням страхувальника відповідає тим даним, які вказані у ЄДР
Код за ЄДРПОУ
вказується для страхувальників, які є:
юрособами (відокремленими підрозділами юросіб) – код за ЄДР;
фізособами, у т.ч. ФОП – податковий номер, тобто реєстраційний номер облікової картки платника податків. У даному випадку ще як альтернатива може бути серія та номер паспорта, якщо фізособа з релігійних переконань відмовилася від податкового номера та мають відповідну відмітку у паспорті
Окремий поточний рахунок у банку
Вказуємо реквізити спецрахунку, який відкритий у банку для (окремий поточний рахунок) (ч. 2 ст. 26 Закону «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 № 1105-XIV). Страхові кошти, зараховані на окремий поточний рахунок у банку можуть бути використані страхувальником виключно на здійснення застрахованим особам страхових виплат за страхуванням у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності
Рядок 1 колонки 3 та 4
Заповнюється та кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, яка має бути оплачена за рахунок ПФУ, тобто у цю кількість не входять перші 5 днів, які оплачуються за рахунок коштів роботодавця (колонка 3). Також зазначається загальна сума нарахованої допомоги, яка має бути сплачена за рахунок коштів ПФУ (колонка 4). При цьому допомога у звʼязку з тимчасовою непрацездатністю з догляду за хворою дитиною або хворим членом сім'ї виплачується за рахунок коштів ПФУ з 1-го дня непрацездатності
Рядок 1.1 колонки 3 та 4
Заповнюється кількість днів тимчасової непрацездатності тих застрахованих осіб, які скористались пільгами постраждалим внаслідок ЧАЕС та відповідно сума, на яку збільшено розмір допомоги у звʼязку тимчасовою непрацездатністю
Рядок 2 колонки 3 та 4
Заповнюється кількість календарних днів відпустки в звʼязку вагітністю та пологами та сума нарахованої допомоги у звʼязку з вагітністю та пологами, що надається за рахунок коштів ПФУ
серія (графа 7) та номер (графа 8) листка непрацездатності
У електронних листків непрацездатності серія відсутня, але є номер. Графу 7 електронної форми заяви-розрахунку слід залишити порожньою, а у паперовій версії форми – поставити знак «х». Однак, якщо заява-розрахунок складається за паперовим лікарняним, – дана графа заповнюється.
Номер електронного листка непрацездатності складається із 17 цифр через дефіс (7+10) і цифри після другого знаку дефісу (графа 8).
Особливості номера листка непрацездатності у сумісника. Якщо заява-розрахунок заповнюється за працівником, який працює у роботодавця за сумісництвом, то його роботодавець бачить копію листка непрацездатності і номер там більший – у форматі ХХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х.1, де остання цифра після крапки означає порядковий номер роботи за сумісництвом. Однак усе одно при заповнення заяви-розрахунку номер вказується до крапки, тобто у такому ж форматі, як і за основним місцем роботи (17 цифр і цифра після другого знаку дефісу, тобто ХХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х)
статус листка непрацездатності – первинний чи продовжений (графа 9)
Для первинних ставиться «1», а для продовжених – код «2». Визначити це допомагає унікальний номер випадку непрацездатності, який також зазначено в електронному лікарняному, – він співпадає для всіх лікарняних, сформованих в межах одного страхового випадку. Остання цифра після дефісу у номері лікарняного – це і є його порядковий номер за даним лікарняним – у первинного він має бути «1», а у продовжених – «2», «3» і т.д., в залежності від того у який раз він продовжується. При цьому кожний первинний лікарняний за загальним захворюванням має оплачуватися у перші 5 днів за рахунок підприємства, а не рахунок ПФУ.
код причини непрацездатності (графа 10)
Насьогодні коди причин непрацездатності, які використовуються, відрізняються від початкових, які зазначені у оригінальному бланку Порядку № 12, який не оновлювали. Діючі коди причин непрацездатності наведено нижче. В оновлених кодах непрацездатності код вагітності та пологів – це «2». Однак у паперових бланках лікарняних коди залишилися старими, так як їх ніхто не оновлював (там вагітність і пологи має код «8»).
Актуальні коди причин непрацездатності для заповнення графи 10 заяви-розрахунку такі:
1 – Тимчасова непрацездатність внаслідок захворювання або травми, що не пов’язані з нещасним випадком на виробництві;
2 – Вагітність і пологи;
3 – Необхідність догляду за хворою дитиною;
4 – Необхідність догляду за хворим членом сім’ї;
5 – Необхідність догляду за дитиною віком до трьох років або дитиною з інвалідністю віком до 18 років у разі хвороби матері або іншої особи, яка доглядає за такою дитиною;
6 – Карантин, встановлений відповідно до законодавства;
7 – Протезування з поміщенням у стаціонар протезно-ортопедичного підприємства;
8 – Перебування у відділенні санаторно-курортного закладу
9 – Тимчасове переведення застрахованої особи відповідно до медичного висновку на легшу, нижчеоплачувану роботу» (може бути із позначкою про зв’язок випадку тимчасової непрацездатності з професійною діяльністю пацієнта);
10 – Перебування в самоізоляції, обсервації під час дії карантину, встановленого Кабінетом Міністрів України з метою запобігання поширенню гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-СoV-2;
11 – Тимчасова непрацездатність внаслідок професійного захворювання;
12 – Тимчасова непрацездатність внаслідок нещасного випадку на виробництві
Дані щодо днів непрацездатності та розрахунку лікарняних (графи 11-16)
визначаємо за даними листка непрацездатності, а як проводити розрахунок лікарняних – читайте у матеріаліЛікарняні: нарахування і оплата
Дані про страховий стаж (графи 21-22)
Дані про страховий стаж містить Довідки ОК-5 та ОК-7, які можна отримати через веб-портал ПФУ, а також через застосунок «Дія». Детальніше, як визначити страховий стаж – читайте у матеріаліСтраховий стаж: що треба знати у 2024 році
Із консультації дізнаєтесь, у яких випадках, кому і як оплачувати е-лікарняні, який порядок їх обчислення, обмеження розміру, оподаткування і відображення у звітності
Окрім заяви-розрахунку на отримання соцвиплат існує ще й повідомлення про виплату коштів. Його форму містить той же Порядок № 12.
Повідомлення подається впродовж одного місяця з дня виплати. Можливою є подача як електронної, так і паперової форми повідомлення. Окремої форми для повідомлення у особистому кабінеті ПФУ немає. Однак його можна подати у спосіб, який детально описаний на сайті Кабміну. Ця ж інструкція наведена нижче.
Вимоги до заповнення обов’язкових реквізитів повідомлення аналогічні заповненню лицьового боку самої заяви-розрахунку. Зверніть увагу на таке:
сума, зазначена у повідомлені, повинна бути вказана з урахуванням обов’язкових платежів, які були сплачені з отриманої суми фінансування матеріального забезпечення (сума застрахованій особі + податки);
у разі, якщо частина суми із заяви-розрахунку не була виплачена страхувальником застрахованій особі (тривала хвороба, відрядження або з інших причин), в результаті чого сума профінансованих витрат не співпадає з виплаченою застрахованим особам, ці суми можуть бути віднесені на рахунок депонентів, про що страхувальнику необхідно зробити примітку в «Повідомленні про виплату коштів застрахованим особам». Після виплати відповідної суми страхувальник надсилає додаткове повідомлення.
Якщо повідомлення заповнюється за коштами отриманими з ПФУ як допомога на поховання, то зверніть увагу на таке:
колонки «Прізвище», «Ім’я», «По батькові», «№ страхового свідоцтва (ідентифікаційний номер)» – відомості про отримувача допомоги;
колонки «Дані листка непрацездатності»: «Серія» та «Номер» – реквізити свідоцтва про смерть. У колонці «Серія» зазначаються букви без символу «–», «Номер» – відповідні 6 цифр номеру свідоцтва про смерть.
Якщо ПФУ не отримає даного повідомлення упродовж 3-х місяців із дня проведення фінансування, то може провести перевірку.
