Документи про відрядження: оберіть свій зразок
Без належного документального оформлення службова поїздка працівників до інших міст чи країн буде чим завгодно, але не відрядженням. Пояснимо, як правильно задокументувати направлення працівника у відрядження, а також подовження та скасування службової поїздки.
Підкажемо, через які помилки документи визнають недійсними. Тоді постраждають і підприємство, і працівники, а можливо, і з ПДВ будуть проблеми. А з нашими підказками швидко виявите проблемні місця й убезпечитеся від ризиків.
Відрядження-2024: добові, положення, підтвердні документи
Як оформити наказ про відрядження
Наказ про відрядження — документ, без якого поїздку працівника не можна назвати відрядженням.
Щоб направити працівника у службову поїздку, підготуйте наказ про відрядження. У ньому зазначте:
- прізвище, ім’я, по батькові працівника;
- професію (посаду) та структурний підрозділ;
- пункт призначення (країна, місто);
- назву підприємства, куди направляєте працівника;
- мету поїздки;
- завдання (за потреби);
- пункт призначення (місто або міста призначення, інші населені пункти, найменування організації, підприємства чи установи, куди відряджаєте працівника);
- дати вибуття та прибуття із відрядження;
- джерело фінансування відрядження (винятково для бюджетних організацій);
- інші ключові моменти. Зокрема, коли затвердите кошторис витрат, зазначте вид транспорту та за потреби інформацію про обмеження щодо сум і мети використання відрядних коштів (п. 1 розд. ІІ, п. 1 розд. ІІІ Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59; далі — Інструкції № 59).
Якщо відрядження за запрошенням іншої сторони — додайте до наказу копію запрошення та програму заходів.
Додатково у наказі про відрядження пропишіть певні обмеження або ліберальні умови щодо порядку використання транспорту, правил розташування у готелі тощо.
Класичний наказ про відрядження має такий вигляд. Можете доповнити його додатковою інформацією.
Ми добрали актуальні роз’яснення щодо оформлення службових поїздок та оплати днів перебування у відрядженні. Упевнені, вони закриють низку питань, з якими бухгалтер має справу у повсякденній роботі.
Наказ про відрядження: зразок
Поради щодо заповнення:
- зазначте місце та мету поїздки, щоб можна було пов’язати їх з господарською діяльністю підприємства;
- строк відрядження потрібен, щоб розрахувати суму добових. Загальний строк відрядження не обмежений. Добові Україною — не більше ніж 0,1 мінзарплати, встановленої на 1 січня;
- строк звітування залежить від способу виплати авансу;
- аванс можете виплатити будь-коли, але не раніше за дату видання наказу.
Після того як оформили наказ, віддайте його копію відрядженому працівникові. Це буде його оберегом від сплати туристичного збору, якщо зупинятиметься на ночівлю у готелях України (пп. «б» пп. 268.2.2 ПК).
Службова записка про затримку у відрядженні
Якщо працівник затримався у відряджені з незалежних від нього причин, керівник організації може подовжити строк поїздки. Наприклад, через хворобу, відсутність транспортних квитків, скасування авіарейсів, ремонт транспортного засобу тощо. Остаточне рішення він ухвалить, коли працівник повернеться назад і надасть:
- оригінали документів, які підтвердять вимушену затримку;
- доповідну записку (п. 10 розд. ІІ, п. 4 розд. ІІІ Інструкції № 59).
Коли працівник запитає у вас, як оформити службову записку, дайте йому наш зразок.
Зразок службової записки про затримку у відрядженні
На підставі доповідної записки та підтвердних документів складіть наказ про подовження відрядження.
Зразок наказу про подовження відрядження
Через які б обставини ви не скасовували службову поїздку, це потрібно оформити відповідним наказом
Як скласти Положення про відрядження
Проаналізуйте Кодекс законів про працю України, Податковий кодекс України, Інструкцію № 59 і складіть та затвердьте Положення про відрядження.
Зразок Положення про відрядження
Переглянути повністю і скачати зразок
У Положенні зазначте:
- порядок направлення у відрядження;
- правила оплати днів вибуття у відрядження та прибуття назад;
- строк подання авансового звіту;
- розміри добових та порядок відшкодування витрат, які працівник поніс у відрядженні;
- інші питання.
Окремим наказом введіть Положення у дію.
Зразок наказу про введення у дію Положення про відрядження
Власне, Положення про відрядження — це не обов’язковий, але корисний документ, який допоможе врегулювати питання, пов’язані з організацією відрядження. Особливо це важливо для комерційних підприємств, оскільки для них Інструкція про відрядження — довідковий документ. Які моменти прописати у Положенні про відрядження та як часто його переглядати, розповімо у відеороз’ясненні:
Яких помилок уникати
«Косяки» у документах на відрядження добряче нашкодять фірмі. Їх податківці прирівняють до недійсних, знімуть податкові витрати. Можливо, матимете ще й проблеми з ПДВ. Працівникові теж дістанеться — за певних умов із нього утримають ПДФО та військовий збір. Щоб цього не сталося, прояснимо проблемні моменти.
Заведіть корисну звичку — перевіряйте документи на відрядження за чеклістами. Так ви наперед знатимете, де зробили помилку, та зможете виправити раніше, ніж її побачать контролери.