Про розрахунково-платіжну відомість та її призначення розповімо у даній консультації. Також наведемо зразок заповнення розрахунково-платіжної відомості та повідомлення про розміри виплат (розрахункового листка)
Що таке розрахунково-платіжна відомість
Під поняттям «розрахункова-платіжна відомість» розуміється один з таких документів, пов’язаних з розрахунком зарплати та виплатами працівникам:
- Розрахунково-платіжна відомість форми П-6 або форми П-7 з наказу Держстату від 05.12.2008 р. № 489 (далі – Наказ № 489). Назва цього документа «1 в 1» з заголовком нашої консультації;
- відомість на виплату готівки – частина бухгалтерів при словах «розрахунково-платіжна відомість» розуміють саме цей документ. Однак цей варіант одразу відпадає у тих, хто виплачу зарплату на банківську картку, адже за назвою відомість призначена саме для готівки;
- розрахунковий листок, що видається працівнику й містить суми нарахованих йому виплат за місяць та утриманих податків. За назвою це не відомість. Однак він містить теж результат розрахунків зарплати й платежі працівнику.
То який варіант правильний? З’ясуємо це, розглянувши всі ці документи.
Щоразу, коли виплачуєте заробітну плату, маєте сплатити ЄСВ. Причому не менше ніж 1/5 суми зарплати. Інакше банк просто не перерахує грошей або не видасть готівку. Та інколи врятувати може довідка-розрахунок. Тримайте готовий зразок, щоб заповнити її з першого разу
Відомість на виплату готівки – замінити не можна
Почнемо з відомості на виплату готівки, яку інколи ще називають відомістю на виплату зарплати. Однак це не зовсім вірно, так як дана відомість призначена для будь-яких виплат, які видаються готівкою й не тільки працівникам підприємства. Знайти її форму можна у Додатку 1 до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в України, що затверджене постановою правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148 (далі – Положення № 148). Зверніть увагу на приклад заповнення фрагменту даної відомості, наведений нижче.
| ВІДОМІСТЬ НА ВИПЛАТУ ГОТІВКИ /фрагмент/ |
| № з/п | Табельний номер | Прізвище, ім'я, по батькові | Сума | Підпис про одержання | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 1 | 0001 | Сидоренко Олександр Олексійович | 8000,00 | Сидоренко | |
| 2 | 0002 | Клименко Тетяна Вікторівна | 4000,00 | Клименко | |
Цей документ містить інформацію про факт виплати готівки (лікарняних, винагороди за цивільно-правовими договорами тощо) підприємством (установою) фізичним особам. Цей документ належить до касових, у чому можна переконатися зазирнувши до пп. «11» п. 3 Положення № 148: «касові ордери та відомості на виплату готівки…». Окрім самої Відомості на виплату готівки на загальну її суму ще й складається видатковий касовий ордер.
Зверніть увагу, що Відомість на виплату готівку може мати значення при дотриманні ліміту каси. Так, сума за цією відомістю може враховуватися понад установлений ліміт каси. Для цього необхідне, що виплати за відомістю (абз. 2 п. 18 Положення № 148):
- належали до фонду оплати праці;
- здійснювалися за рахунок готівкової виручки;
- мали строк не більше 3-х робочих днів з дня настання строків їхньої виплати.
Відомість на виплату готівки можуть використати не тільки підприємства (установи), але й фізособи-підприємці. Однак без видаткового касового ордера, так як підприємці прибуткові й видаткові касові ордери не складають.
У якомусь сенсі відомість на виплату готівки можна вважати розрахунково-платіжною, так як відомість містить дані про:
- сам платіж конкретній особі;
- результат розрахунку. Поставлений підпис особи означає, що розрахунок з нею відбувся.
Якщо «розрахунок» розуміти саме як операцію з видачі коштів, то Відомість на виплату готівки «розрахунково-платіжна». Однак самих розрахунків виплат за нею відомість не містить.
Ототожнення відомості на виплату готівки з розрахунково-платіжними відомостями, окрім схожості у призначенні, має також слід з минулого. Колись, до 2008 року існувала Платіжна відомість за формою П-49, яка містила колонку «Розписка в отриманні». Дана відомість ще й містила розрахунок виплати, тобто складових зарплати (оклад, премії та інші доплати і надбавки, а також утримані податки). Працівник ставив підпис про отримання, ознайомившись зі складовими виплати, яку він отримував. Цим самим така платіжна відомість заміняла собою відомість на виплату готівку. Однак у 2008 році Держстат скасував форму П-49, а у розрахунково-платіжної відомості за формою П-6, яка прийшла на заміну, вже розписки про отримання немає. І не може бути, так як форма П-6 не належить до касово-банківських документів, форми яких затверджує НБУ.
Нижче наведений бланк відомості на видачу готівки – касового документа.
СКАЧАТИ ⏩
Також для пригадування минулого нижче наведено форму П-49, яку дещо осучаснили, зокрема змінили назви податків на сучасні, – можливо, хтось з бухгалтерів у своїй практиці захоче за основу саме цей документ, наприклад для розробки розрахункового листка тощо, видаливши з неї розписку в отриманні (можна замінити на розписку про ознайомлення з розрахунком). А можливо хтось використовує дану відомість у цій чи іншій формі до сих пір.
СКАЧАТИ ⏩
Чи може розрахунково-платіжна відомість за формами П-6 або П-7 замінити відомість на видачу готівки
Ні, не можуть. І ось чому:
- розрахунково-платіжна відомість П-6 взагалі не призначена для виплати готівки з каси. Як зазначалося, форма П-6 не містить розписки про отримання від працівника та взагалі підписується лише бухгалтером, а не працівником;
- відомість на виплату готівки є касовим документам і з цим усе строго – можна використовувати лише документи, що затверджені НБУ. За використання для виплати готівки документів невідповідної форми – можна заробити адмінштраф від ДПС;
- форма П-7 узагалі зведена відомість по всіх формах П-6, а тому вона не персоналізована, тобто не стосується конкретного працівника.
Увага: Розрахунково-платіжна відомість – зараз це форма П-6 або П-7 від Держстату і до факту платежу вона насправді немає ніякого відношення. Платіж готівкою зарплати та інших виплат здійснюється через відомість на виплату готівки від НБУ.
Нижче наводимо для ознайомлення ці форми – П-6 та зведену П-7.
СКАЧАТИ ЗРАЗОК ⏩
СКАЧАТИ ЗРАЗОК ⏩
Чи відповідає назва розрахунково-платіжних відомостей їхньому призначенню
Розрахунково-платіжна відомість за формами П-6 і П7 (зведена) – взагалі-то досить дивний за назвою та призначенням документ. І чи документ це? Поміркуємо:
- виплату зарплати чи інших виплат дані форми не підтверджують і не можуть підтверджувати, так як для цього є спеціальна Відомість на виплату готівки (див. вище). Чому тоді дані форми носять назву «платіжних»?
- розрахунку зарплати в них ніхто не проводить, так як вони не зручні та й не призначені для цього. Усі бухгалтери використовують Відомість з нарахування зарплати довільної форми, так як зручно. Виходить, що відомість не містить ні самого обчислення виплат, ні результату розрахунку щодо них з працівником. Чому тоді дані форми називають «розрахунковими»?
Держстат, який розробив дані форми, сам визнає, що ці відомості були розроблені для забезпечення статистичних спостережень, а не для документального оформлення господарських операцій (лист Держстатистики від 12.01.2012 р. № 9/4-10/9). Виходить, що назва форм П-6 і П-7 не відповідає їхньому призначенню.
Для чого ж потрібні розрахунково-платіжних відомостей П-6 і П-7 (зведена)
Що все це значить? Розрахунково-платіжні відомості за формами П-6 і П-7 попри свою назву мають лише два варіанти хоча б якось виправданого використання в бухгалтерії, а саме:
Найкраще підходить саме останній варіант – розрахунковий листок, так як Звіт з праці 1-ПВ заради трьох рядків можна скласти й простіше. Однак для використання форми П-6 у якості розрахункового листка її треба суттєво вдосконалити – прибрати зайві рядки та оновити деякі існуючі. Держстат не оновлював дану форму з 2008 року, а тому вона містить вже неіснуючі платежі до соцфондів та не має військового збору (!).
Виходить, що форми П-6 і П-7 насправді не є ні розрахунковими, ні платіжними. Узагалі всі ці форми краще було б Держстату назвати так:
- форму П-6 – «Інформація про виплати, що нараховані працівнику»;
- форму П-7 – «Зведена інформація про виплати, що нараховані працівникам».
Такі назви більше передають призначення й зміст усіх цих «відомостей».
Чи є відповідальність за нескладання розрахунково-платіжних відомостей
Немає. Так як дані форми П-6 і П-7 є суто статистичні, не належать до касових документів чи обов’язкової первинки, чи до статистичної звітності, то відповідальності за їхнє неведення нема практично ніякої. На відміну від невидачі розрахункового листка (повідомлення про розміри виплат), де можливий штраф при перевірці Держпраці.
Увага: форми П-6 і П-7 можна вважати зайвими елементами у обліку. Без них можна обійтися, якщо підприємство веде табель обліку робочого часу, відомість нарахування зарплати та видає працівникам розрахункові лиски (повідомлення про розміри виплат).
Розрахунково-платіжна відомість П-6 приклад заповнення
Наостанок наведемо простий приклад. Працівниці Голобородько Я.С. нарахована зарплата за червень 2023 року:
- оплата за окладом – 8000 грн (аванс 4000 грн). Це основна зарплата. Норма робочого часу за червень 2023 відпрацьована повністю;
- премія по результатах роботи за місяць – 2000 грн. Це додаткова зарплата;
- разова премія з нагоди дня народження – 1000 грн. Це інші заохочувальні виплати і платежі.
Всього зарплати: 8000 +2000 +1000 = 11000 грн.
Рахуємо податки:
- ПДФО = 11000×0,18 = 1980 грн;
- Військовий збір = 11000×0,015 = 165 грн.
Маємо до виплати: 11000 – 1980 – 165 = 8855 грн.
Належить до видачі у другу половину місяця: 8855 – 4000 = 4855 грн.
З 1 квітня 2024 року мінзарплата дорівнює 8000 грн. Показники, з якими працює бухгалтер, та на які вплине новий розмір мінімалки: mах і min ЄСВ, лікарняні та декретні, розмір ЄСВ за себе для підприємців, трудові штрафи
При складанні розрахунково-платіжної відомості форми П-6 спершу треба визначити, до якої саме частини зарплати належить кожна зі складових слід використати Інструкцію № 5 від Держстату або ж скористатися підказками у самій відомості. Це може бути основна, додаткова зарплата або ж інші заохочувальні та компенсаційні виплати.
Такі ж рядки, як «Внески на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (до Пенсійного фонду, до Фонду зайнятості)» взагалі ігноруємо, адже таких утримань немає. ЄСВ також з 2015 року з зарплати не утримується, а тільки нараховується на загальний фонд зарплати, тому його тут бути не повинно.
Єдине, що слід додати у відомості П-6 в утриманнях, – військовий збір, якого раніше не було.
В загальну суму «Утримано» включаємо всі цифри по колонці: податки, виплачений аванс та суму до виплати з каси. Це контрольна цифра для перевірки і вона має співпадати з сумою «Нараховано» (11000 грн).
Форма П-7 заповнюється аналогічно, але по вже всім працівникам шляхом сумування даних по ним.
Приклад заповненої форми П-6 наведений нижче. Зверніть увагу, що форма у тому вигляді, як вона існує від Держстату, містить зайві рядки (внески до соцфондів) та не містить рядка для військового збору. Через це її поправили.
СКАЧАТИ ЗРАЗОК ⏩
Розрахунковий листок по виплаті зарплати – повідомлення про розміри виплат
А тепер за тим же прикладом складемо розрахунковий листок – така назва «прижилася» серед бухгалтерів. Однак і цей документ краще назвати повідомленням про розміри виплат (оплати праці), адже він носить суто інформаційну функцію та не є доказом проведення розрахунку з працівником. Ним лише повідомляється працівника, що йому були нараховані певні виплати. До того ж сам термін «розрахунковий листок» у законодавстві відсутній. Натомість згідно ст. 110 КЗпП роботодавець має повідомити працівника про:
- загальну суму зарплати (тобто зарплату «брудними»);
- розшифровку зарплати за видами виплат (оплата за окладом, премії та інші нарахування та надбавки);
- розмір і підставу відрахувань та утримань з зарплати (тобто податки, аліменти і т.д.);
- суму зарплати «до видачі» (тобто зарплату «чистими»).
Сама ж ст. 110 КЗпП носить назву «Повідомлення працівника про розміри оплати праці», тому й документ краще назвати «Повідомленням про розміри виплат» чи узагалі, як однойменна стаття кодексу, – «Повідомленням про розміри оплати праці». Однак, якщо є виплати за ЦПД чи виплати не лише працівникам, то кращою буде саме перша назва – «Повідомлення про розміри виплат» як більш універсальна.
Нижче наводимо можливу форму розрахункового листка (повідомлення про розміри виплат). Його функція суто інформаційна. Заповнений він за даними минулого прикладу. Як бачимо, він нагадує форму П-6, але не містить зайвих і застарілих рядків.
СКАЧАТИ ЗРАЗОК ⏩
